Par darba laika uzskaites sistēmām uzņēmumiem

 

Kas ir darba laika uzskaites sistēma, domājams, ka ilgi skaidrot nebūs nepieciešams. Populārs izteiciens „Laiks ir nauda!”, cik vien iespējams precīzi raksturo izplatītu pieeju darba algas aprēķināšanai: esi nostrādājis tev paredzamo laiku – saņem atbilstošo atalgojumu.   Kā izskatās automatizēta darba laika uzskaites sistēma, lielākā daļa no mums to arī var iedomāties: elektroniskās kartes, kuras nepieciešams „noskanēt”, ierodoties vai, ejot projām no darba, plus dators, kurš atrodas pie stingrā apsarga pie ieejas vai pie jaukās tantiņas personāla pārvaldē. Lūk, tā arī ir visa automatizēta sistēma.

Nestrīdēsimies, ārēji viss gandrīz tā arī izskatās. Mēģināsim tikt skaidrībā, kas atrodas iekšpusē? Kā tas viss strādā? Kāpēc tas ir nepieciešams? Un vai ir vērts ieguldīt šajā sistēmā naudu?

No naudas līdzekļiem arī sāksim. Iedomājaties, ka kāds Jūsu kompānijas darbinieks katru rītu kavē darbu 10-12 minūtes. It kā nekas briesmīgs. Bet nedēļa tas jau ir 50-60 minūtes, bet par mēnesi „saskrien” gandrīz 4 darba stundas. Ja darba alga ir 400 lati mēnesī (vai vidēji 19 lati par 8 stundu darba dienu), zaudējumi no ikdienas kavēšanās sastāda ap 10 latiem mēnesī. It kā nav daudz. Bet ja uzņēmumā 10 minūtes kavē vairāki darbinieki?  Bet, ja kavē ne 10, bet 20 vai arī visas 40 minūtes?

Darbinieku darba laiks – jebkura uzņēmuma vērtīgs resurss. Pareiza pieeja darba laika uzskaitei ne tikai paaugstina darba disciplīnas līmeni, bet tam ir arī tiešais ekonomiskais efekts, kas ir īpaši jūtīgs lielos uzņēmumos. Pavirša darbinieku attieksme pret savu darba laiku uzņēmumam kļūst par reāliem zaudējumiem, ja vēlaties, - neizmantotas iespējas. Tāpēc, pirms runāt par izmaksām darba laika uzskaites sistēmas uzstādīšanai, nepieciešams novērtēt uzņēmuma zaudējumus darba disciplīnas pārkāpumu dēļ.  Novērtēt un aprēķināt: jo vairāk uzņēmumā ir darbinieku, jo ātrāk automatizēta darba laika uzskaites sistēma atmaksāsies.

Darba laika uzskaites sistēmas darba princips ir tajā, ka katram darbiniekam ir personīga plastikāta ID-karte (unikāls identifikators), bez kuras nav iespējams ieiet ēkā vai arī iziet no tās. Bieži vien šī iemesla dēļ darba laika uzskaites programma tiek apvienota ar piekļuves kontroles sistēmu. Pieejas sistēmas kontrolieris automātiski fiksē laiku, kad karte tika aktivizēta ieejai/izejai. Kā rezultāts – sistēma precīzi fiksē ierašanās laiku un darbinieka aiziešanas laiku, kā arī to prombūtnes laiku darba dienas laikā, kas arī tiek prasīts no darba laika uzskaites sistēmas. Laiks, kura laikā darbinieki atrodas darba vietā, tiek fiksēts sistēmas datu bāzē. Bet programmnodrošinājums, atkarībā no uzdotā uzdevuma, ļauj automātiski aprēķināt darba algu, ņemot vērā virsstundas vai nakts stundas. Mūsdienīgās darba laika uzskaites sistēmas paredz iespēju uzstādīt darba maiņu grafikus, atzīmēt informāciju par atvaļinājumiem un slimības lapām, kura nepieciešama konkrētam darba algas aprēķinam.

Teorijā viss izskatās ļoti vilinoši. Nevis sistēma, bet vienkārši kaut kāda burve. Ne personāla nodaļas darbinieki, nedz arī grāmatvedības darbinieki nav vajadzīgi. Viss pats tiek uzskaitīts, aprēķināts, un disciplīna ar produktivitāti pieaug. Pēc komentāriem griežamies pie Aleksandra Jemeļjanova  – IT-kompānijas „Latvijas tīkli” vadītājs, kompānija, kura piedāvā Latvijas tirgū darbalaika uzskaites kompleksās sistēmas).

Elektroniskā darba laika uzskaite – svarīgs pārvaldības instruments. Negribas atkārtoties, bet darba laika uzskaites sistēma ļauj kompānijas vadītājiem risināt veselu problēmu kompleksu. Turklāt darba disciplīnas paaugstināšana šeit nav vienīgais un pat ne primārais uzdevums.

Mūsu izstrādātās sistēmas ļauj veikt praktiski jebkura darba specifikas nianšu uzskaiti jebkurā uzņēmumā. Sistēmas uzstādīšana ļauj strādāt tīklā. Tas ir, veikt vienotu vienlaicīgu uzskaiti attālinātās teritoriālās struktūrvienībās vai kompānijas filiāles. Grāmatvedība vai personāla pārvalde var atrasties citā pilsētā, bet tas nenozīmē, ka viņiem nebūs pieejami on-line dati par ražošanas korpusa personālu.

 

Mūsu piedāvātā sistēma ļauj sastādīt darba laika uzskaites tabeles neierobežotam darbinieku skaitam, tajā skaitā sadalot viņus nepieciešamajās struktūrvienībās. Turklāt darba grafiks šajās struktūrvienībās (firmas nodaļās vai filiālēs) var būt pilnīgi atšķirīgs. Tas ir tā saucamais struktūrvienību katalogs. Loģiski, ka darba laika uzskaites programma ļauj pārvaldīt arī darbinieku katalogu. Katram darbiniekam tiek izveidota uzskaites karte, kurā tiek reģistrēts darbinieka personas kods, vārds, uzvārds, tabeles numurs, amats un tiek norādīta struktūrvienība, kurā darbinieks ir reģistrēts. „Vēsturē” tiek reģistrēti speciālie laika intervāli: atvaļinājums, slimība utt. Šie intervāli automātiski tiek atzīmēti attiecīgā darbinieka tabelē.  Tādā veidā struktūrvienības vadītājam nav nepieciešams „zīmēt astotniekus”. Programma fiksē katra darbinieka laiku. Pamatojoties uz reģistratoru datiem, tiek formēta nostrādātā laika tabele par mēnesi. Tiek aprēķināts kopējais darba laiks, nostrādāto dienu skaits, kā arī tiek izdalīts „nakts” darba laiks. Tāpat tabelē tiek atspoguļoti dati par atvaļinājumiem, slimībām un citi dati. Tabele tiek ielādēta Microsoft Excel. Tabelē var atvērt darbinieka kartiņu par katru datumu, kurā var redzēt faktisko darbā ierašanās un aiziešanas laiku, kā arī intervālu starp šiem notikumiem. Darbinieka kartiņa lietotāju ērtībām tiek ielādēta no programmas uz Microsoft Excel.

Visas šīs uzskaites formas programmā tiek apkopotas kopējā datu bāzē, kas ir nepieciešams, lai varētu saformēt algas ikmēneša aprēķinu un ieskaitīšanu, slimības naudu, atvaļinājuma atskaites utt. Visi šie aprēķini ir automatizēti, tas ir, programma izdot saformētu darba laika uzskaites tabeli, uz kuras pamata var ieskaitīt darba algu. Tāpēc, mūsuprāt, darba laika uzskaites sistēma ir lielisks instruments gan personāla speciālistiem un lokālo struktūrvienību vadītājiem, gan arī algas grāmatvežiem.

Dati programma tiek arhivēti. Bet arhīvs ir „dzīvs”. Nepieciešamības gadījumā no programmas var iegūt jebkurus brīvās atskaites: kas un kurā diena un cik stundas strādāja virsstundas vai kurš un kad bija uz slimības lapas.

Programma uztur gan krievu valodu, gan arī latviešu valodu. Programma var būt integrēta uzņēmuma esošajā grāmatvedības programmā. Sistēma ļauj strādāt ar datiem „attālināti”, tas ir, atbildīgiem speciālistiem nav nepieciešamības fiziski atrasties uzņēmuma teritorijā. Un pats galvenais, ko es nobeigumā gribētu pateikt,  -  tā ir individuālā pieeja. Katrs uzņēmums savā būtībā ir unikāls, tāpēc katra mūsu izstrādātā darba laika uzskaites programma nelīdzinās nevienai citai. Ieklausīties pasūtītāja velmēs, un ņemt vērā visas detaļas – tas ir mūsu uzdevums. Bet darba laika uzskaites sistēmas uzdevums – palīdzēt mūsu klientiem strādāt un pelnīt!

 

Pasūtīt DELUS

Click on the image to change it

Micro
EUR
17.22
/men
  • līdz 10 darbiniekiem
  • Informācijas glabāšana - 12 mēneši
  • Konsultācijas pa tālruni un e-pastu
Mini
EUR
25.83
/men
  • līdz 30 darbiniekiem
  • Informācijas glabāšana - 12 mēneši
  • Konsultācijas pa tālruni un e-pastu
Small
EUR
34.43
/men
  • līdz 50 darbiniekiem
  • Informācijas glabāšana - 12 mēneši
  • Konsultācijas pa tālruni un e-pastu
Medium
EUR
45.89
/men
  • līdz 250 darbiniekiem
  • Informācijas glabāšana - 12 mēneši
  • Konsultācijas pa tālruni un e-pastu